公司最近裁员，把跟我同组的一个去年招进来的新员工裁掉了，在与部门经理往日的沟通中，早知道这个新来小孩是最“危险”的一个，但凡公司有人员方面的风吹草动，这个小孩基本上就是会被首先考虑的。

　　究其原因，则是他平日里与周围同事和国外同事的协作沟通和关系处理不善，个人独立性太强，并且听不进其他同事的建议。我平素里和他打交道不少，对此也颇感头疼，我也不想举太多实际的例子，只是想从其邮件往来的习惯，来讲述一些在团队协作过程中，通常大家都会约定遵守的礼仪规范。

　　（1）为自己的邮件取一个表意清晰的标题

　　这个再简单不过了，很多人的邮箱并不一定提供（或者不常用）全文检索的功能，那么他所依赖的大部分重要检索内容便来自于邮件的标题，取一个直观清晰的标题将方便对方对于邮件的回溯，并且有助于记忆。

　　（2）在邮件的开头问候语之后，用简洁的语言说明此邮件的核心概述

　　我发现这一点有不少人做得不够好，尤其是当邮件往来较多的情况下。值得注意的是，一封具有 Summary 描述信息的邮件，相比另一封对方必须从头看到尾才能明白大意内容的邮件，显然是前者能够引起对方更多的关注和好感。我们这小孩有时会在邮件一开头就贴出一堆屏幕显示信息，并且不做更进一步的附加解释，让人很容易摸不着头脑如堕雾中，总之看着很累，长此以往，必然影响沟通的效率和关系。

　　（3）回复邮件时，如有在引用对方原文之间做回复的内容，最好在开始就说明，“更多内容请参见正文内回复, please see more inlines...”

　　不要小看这句话，我接触过太多因为不写这一句，就导致对方以为邮件内容已结束，而不再看下文的情况。须知工作邮件有这样的共性，每个人每天要处理成百封邮件，处理每封邮件的时候都是将其手头正在做的工作打断，切换到邮件的上下文环境中，按紧急程度和优先级排队，然后继续自己的其他工作。在一般情况下，没有人会有时间非常详细的阅读全文，包括原文引用关系和字里行间的回复。因此，一旦将回复写在正文内，就需要提请对方注意，否则对方不能完整理解你的意思，吃亏的只能是自己。

　　（4）当 "Reply to All"（回信给所有人）的时候，要特别当心，确认这些收信人都的确是你希望他们收到你这封邮件的，如果你不确定，请避免使用“回信给所有人”

　　这是一条非常难把握的原则，我也是在外企工作了一段时间内才慢慢学会把握这其中的分寸，现在我每次"Reply to All"的时候，都会重新查看其中的收信人名单，如有认为不应该在其中的，将其删去。
　　为什么这样做才是合乎礼仪规范的？还是我前面讲到的原因，大公司里每个人每天平均都要收到数十封乃至上百上千封邮件，而且大多是通过邮件列表的转发。如果毫无节制的 Reply to All，那么总会出现这样的情况——这个人每天收到的大部分邮件其实跟他无关，但他必须花很多无用的时间来对待这些邮件的“骚扰”。这个恶性循环最终会影响到公司里的每一个人，导致一些负面因素的出现：有的人就会将所有来自邮件列表的邮件都过滤到垃圾箱，这样就有可能耽误一些真正的正事；而频繁的人工手动干预处理又会加重员工的心理负担，降低工作效率。
　　需要牢记的一点是，在大公司里，你的邮件实际上是对其他人的“干扰”，即使这个干扰可能是属于正常工作范畴的，但还是应该尽量在源头给予控制和疏导。其中一个很重要的原则，就是只让该听你说话的人收到信件，而不要无端地扩散，否则会造成不必要的麻烦后果。

　　（5）注意在邮件中传递准确的信息，在发送之前重新阅读一遍，检查错别字、字句不顺和拼写。在一封信能够讲清楚的时候，不要写两封信。

　　很多时候当我们收到错误的信息，信中错字经常出现，都会产生不快的感觉。两封信（尤其是后一封用来纠正前一封的错误）的次数太多，会给人留下这个人做事随意、丢三落四，不细致的印象。当对方正在读（或者已经在回）第一封信的时候，这时候第二封信进来，令对方前功尽弃，这种感觉更让人搓火。当然实际上我们不能完全避免此类事情的发生，只能说是尽可能避免，如果真的遇到了这样的情况，那么一定要在后一封信中表示诚恳的歉意。

　　（6）信的结尾要感谢对方，Thanks 也好，Regards 也好，这既是外企工作信件的一个习惯，也是良好的书信文化的一个体现。

　　没有人是天生欠谁而该收信的，这世界上每个人都是平等的，来往的书信占用了对方的宝贵时间，这本身就包含着难以衡量的价值。请求别人帮助的时候态度要诚恳，受到别人帮助了以后要说感谢。这个道理原则在社会上同样适用，一个不懂得感恩、不懂得尊重别人的人，也是同样不会被别人尊重的。

　　（7）最后一条就是换位思考，设想一下假如自己收到这样的信，会是什么样的反应。你会因对方的措辞简略而不得要领么？你会因对方的言语直率而感到抵触么？等等……将心比心，将自己放在与收信一方等同的位置上，你才可能明白上述的这些原则对自己是否适用。如果你以为世界上所有人都和你一样，你不在乎的东西别人也不在乎——那可就大错特错了！这个想法本身就是天真不成熟的表现。

　　邮件是如此快捷便利，并且可能是最令人感到舒适惬意的方式，但它并不能解决一切问题。很多时候，那些重要问题，仍然是必须通过电话或者面谈才能解决。但即便如此，作为工作中首要的人与人沟通之途径，如何正确地处理邮件仍然是我们需要首先学习的重要技巧，希望以上这些我个人实践总结出来的一些内容，能够对朋友们有所启迪和帮助。